Não deixe que sua mesa se transforme numa “montanha” de papéis.

Com o avanço da tecnologia, imaginava-se uma redução na quantidade de papéis no ambiente das empresas. No entanto, não foi bem isto que aconteceu. A quantidade de informações, hoje, produz montanhas de papéis, quando não mencionamos a quantidade de informações eletrônica que armazenamos em nossos computadores, mas isto é assunto para outro “post”!

Todo dia lidamos com tarefas que se desdobram e materializam registros em papel. Parte de nosso precioso tempo é gasto em tarefas deste tipo: gerando, analisando ou encaminhando.

Na atual dinâmica que marca a velocidade das informações geradas e recebidas, um dia que você fique sem trabalhar com as informações recebidas, por exemplo, pode ser capaz de provocar um acúmulo grande na papelada.

Especialistas em administração do tempo esclarecem que se você estiver gastando mais que 30% de seu tempo diário com atividades desse tipo, sua situação é crítica e requer uma atitude imediata.

Para vencer esta batalha, primeiro você precisa saber quanto tempo gasta com esta atividade, para depois definir uma metodologia para lidar com o problema.

É preciso reconhecer que nem todo documento pode ser jogado; muito pelo contrário, deve ser guardado, de forma organizada, por conta das obrigações legais.

Por outro lado, não há como deixar de apontar que uma grande quantidade de papel, sem relevância, é armazenada por conta do receio de se desfazer de informações que poderão (veja bem: poderão!) ser úteis no futuro.

É preciso disciplina no dia-a-dia para não deixar que a mesa se transforme numa “montanha de papéis”. Deve-se deixar nela apenas o essencial.

Mas o que é essencial? A resposta é particular de cada pessoa. Considere todas as tarefas e qual tipo de informação você precisa ter para fazer seu trabalho. Sua resposta condiz com a realidade?

Muitas vezes, você recebe cópia de documentos sem utilidade. Talvez isto aconteça por formalidade burocrática.

Assim, ao receber algum documento que não tenha relação com seu trabalho, não guarde cópia dele, fale com seu destinatário e questione tal procedimento.

Caso não faça isto, continuará recebendo informação sem solicitar e o simples fato de reservar um tempo para analisá-la, por menor que seja, resultará em tempo desperdiçado.

Comece também a classificar os documentos como “importante”, “urgente”, “normal”, “simples informação”, “arquivo”; crie classificações adequadas a seu estilo de trabalho. Ainda sobre estilo, é importante que as pessoas que participam de sua equipe conheçam seu estilo para se adequarem a ele.

Evite ficar retomando o mesmo assunto. Quando pegar algo para fazer, trabalhe até resolvê-lo por definitivo. Gastar um pouco de seu tempo hoje, mais um pouco amanhã e assim por diante é sinal que você está enrolando a si mesmo. Diga não ao adiamento!

Outra dica é destinar uma parte de seu tempo para atividades desse tipo. Organize-se e defina um espaço em sua agenda especialmente para isto.

Veja também que nem tudo é preciso ser colocado no papel, criando documentos. Muita coisa pode ser resolvida com uma simples ligação telefônica ou conversa pessoal.

Quando receber um documento que necessite de um despacho seu, ao invés de criar um novo para oferecer a resposta, use o mesmo: encontre um espaço vago nele ou use o verso. Desta forma, você economiza tempo, trata do assunto no mesmo documento e evita um amontoado de papéis.

Estas foram apenas algumas dicas para tornar seu dia-a-dia mais organizado e produtivo. Além delas, existem muitas outras. A adoção é simples e não requer investimento financeiro, basta, apenas, mudança de comportamento, algo que depende exclusivamente de você.