Dando continuidade ao artigo anterior.
Para a implantação da Controladoria em qualquer empresa, os primeiros passos são ajustar as informações, ter os custos corretos e pensar em ter um bom Sistema de Informações.
Os Sistemas de informações transformam dados em informações estratégicas para tomada de decisão e avaliação do negócio.
Sempre devemos questionar: Que tipo de Sistema de Informações tenho na minha empresa para tomar decisão ou acompanhar a rentabilidade do meu negócio?
Para o gestor tomar decisões rápidas é necessário dispor de informações de algum Sistema de Informações que permita recebermos informações estratégicas a qualquer momento.
Na década de 90, falávamos nos Sistemas de Informações de Apoio a Decisão (SAD), nos Sistemas de Informações (SI), no Sistema de Apoio à Decisão Industrial (SADI) e outros conceitos voltados a apoiar as decisões diárias nas empresas.
Com o passar do tempo praticamente falamos somente em Sistema de Informações ou Sistema de Informações Gerenciais.
Mas o que é um Sistema de Informações e para que servem?
Os Sistemas de Informações como ferramenta de apoio a tomada de decisão dos Gestores propiciam ter quase que instantaneamente informações da área de compras, vendas, produção, financeiro, marketing ou qualquer outro departamento da organização para saber o andamento do planejado x realizado.
Na área de compras podemos acompanhar os valores comprados no mês x os valores orçados, de quem estamos comprando, prazo médio de compras e curva ABC de nossos fornecedores.
Na parte comercial, o volume de vendas realizados até aquele momento,volume de pedidos entregues, quem comprou, rentabilidade de clientes, prazo médio de vendas, giro de produtos e outras informações sobre nossos clientes.
Na parte da produção, como estamos com o programa de produção, andamento das ordens de produção, volume físico realizado x realizado, horas produtivas e demais informações que podem ser criadas dentro do Sistema de Informações.
Na área financeira, podemos visualizar nossas contas a receber, a pagar e o fluxo de caixa a quantas andam para honrar compromissos operacionais e com bancos. Também podemos ver nossa inadimplência, quem são nossos inadimplentes, volume de pagamentos do mês e saldo das disponibilidades.
Na verdade o Sistema de Informações, é um grande banco de dados, gerado pela área da Controladoria com apoio da área de Tecnologia da Informação para dar suporte ao planejamento da organização e fazer com que todos que estejam envolvidos na gestão, consigam acompanhar diariamente suas metas, o realizado e outras informações estratégicas para avaliar o negócio diariamente.
O cuidado ou dica que sempre recomendamos é avaliar a qualidade dessas informações e não a quantidade.
A Controladoria foca diariamente melhorar as informações, torná-las acessíveis a todos os gestores. Necessita-se que o Sistema de Informações adotado pela organização possa atender os anseios de seus usuários com rapidez e precisão, pois no mercado não basta somente ter bons produtos é necessário inovar e sempre melhorar nosso planejamento com o máximo de informações disponíveis.
Fico à disposição de vocês!
Volnei Ferreira de Castilhos
Mestre em Finanças (UFRGS)
Professor da Fundação Getúlio Vargas
Consultor Financeiro